De dagstart is een dagelijks overleg, staand rond het prestatie- en verbeterbord met een vaste agenda dat 10 minuten duurt. Via de dagstart wordt duidelijk hoe de medewerkers de vorige dag hebben gepresteerd en wat de aandachtspunten voor vandaag zijn.
Om het lezen te vergemakkelijken:
Dagstart agenda
De agenda heeft een vaste indeling die elke dag terugkomt en zorgt zo voor duidelijkheid. Onderwerpen van de agenda:
- Bezetting
- Mededelingen
- Terugblik naar gisteren:
- Wat ging goed?
- Wat kon beter? Hoe gaan we dat voortaan doen?
- Vooruitblik naar vandaag:
- Wat zijn onze doelen?
- Gaan we dat halen en zo niet: hoe dan wel?
- Zijn er nog knelpunten en hoe lossen we die op?
- Verbeteracties
Dat lijkt best veel, maar een team dat hieraan gewend is, kan deze punten prima behandelen binnen 10 minuten.
Afspraken
Om iedereen (5 tot 10 deelnemers) actief en betrokken te houden, maak je de volgende afspraken:
- Iedereen staat dicht om het verbeterbord en prestatiebord heen.
- De dagstartleider stelt zoveel mogelijk vragen (kortom hij/zij is niet aan het zenden maar probeert ideeën en suggesties van de medewerkers te achterhalen)
- Iedereen komt voorbereid naar de dagstart
De focus ligt bij een discussie tijdens de dagstart niet op de mensen (‘wie’) maar op de processen (‘wat en hoe’).
De borden
De dagstart is een Lean onderdeel en kent het prestatie- en verbeterbord. Dit zijn in het algemeen whiteboards die op de afdeling staan of hangen.
Het prestatiebord geeft inzicht in de dagelijkse doelstellingen en prestaties en de bezetting. Punt 3 en 4 van de agenda gaan over de inhoud van dit bord. Het bord wordt vóór de dagstart gevuld met de meest recente gegevens.
Het verbeterbord werkt als een actielijst. Elke medewerker kan nieuwe verbeterpunten gedurende de dag op het verbeterbord zetten. De volgende morgen worden de punten behandeld.
Haalplicht
Alles wordt vastgelegd, dus het is niet nodig medewerkers bij te praten na afwezigheid. Er geldt een haalplicht, dus iedereen is er zelf verantwoordelijk voor dat hij weet wat er besproken is. De opmerking: “Dat wist ik niet, want ik was niet aanwezig.” is dus niet geldig.
Wat is het resultaat van de Lean dagstart?
Het resultaat is dat aan het einde van de dagstart elke medewerker weet wat vandaag van hem wordt verwacht, en dat het ook haalbaar is. Hij heeft antwoord gekregen op zijn vragen en heeft de leidinggevende alleen nog nodig bij onverwachte calamiteiten. Dus minder tussentijds-overleg.
Elke medewerker is door de gesprekken in de dagstart goed op de hoogte waar de afdeling mee bezig is. Successen zijn een bevestiging van de goede weg en zorgen voor vertrouwen om meer complexe verbeteringen aan te pakken. De dagstart zorgt er voor dat het proces (en cultuur) van continue verbeteren op gang komt en blijft.
Een dagstart kan verhelderend werken en is soms pittig. Medewerkers spreken elkaar aan en vragen elkaar om een mening. De leidinggevende treedt op als coach.
Van een dagstart worden trouwens geen notulen gemaakt. Het bord moet voldoende duidelijk zijn.
In het begin kan een stortvloed aan ideeën loskomen en die kunnen niet allemaal direct opgepakt worden. Kijk uit dat hier geen teleurstelling door ontstaat. Doe dit door helder de verwachtingen te communiceren. Een praktisch hulpmiddel hierbij is deze continu verbeter toolbox.
Op zoek naar een verbeterbord op maat, kijk dan eens hier http://www.visualworkplace.nl/ontdekken/klantreferenties
De dagstart is een prima manier om de communicatie en betrokkenheid in een afdeling of team te verbeteren.
Op zoek naar een praktisch ebook met hints en tips voor een succesvolle dagstart, klik dan hier>>>
Lean Dagstart geavanceerd
In het begin is het vaak de teamleider of manager die de dagstart leidt. Dit hoeft niet, sterker nog het is leerzaam voor iedereen om roulerend de dagstart te begeleiden.
Een tweede variant is dan mogelijk dat je gebruik maakt van de in het team aanwezige specialist. Bijvoorbeeld Piet is goed in taak A. Laat Piet dan tijdens de dagstart die hij begeleidt wat meer aandacht schenken aan taak A.
De derde variant is om de dagstart ook te gebruiken om de kernwaarden van het bedrijf beter te begrijpen en vooral om die beter toe te passen. Vaak hebben bedrijven 5 soms meer kernwaarden. Laat bv elke maand de dagstart in het teken staan van 1 van die kernwaarden.
Lean ervaring VAViA
VAViA heeft Lean kennis en ervaring beschikbaar. Diverse bedrijven hebben wij begeleid bij de invoering en het gebruik van Lean. In onze visie is Lean een middel, een filosofie en een prachtige set van middelen. Maar voor een succesvol Lean traject gaat het ook om leiderschap, teamontwikkeling en om verandermanagement vaardigheden. VAVIA biedt u Lean, leiderschap, teamontwikkeling en verandermanagement vaardigheden. In een vrijblijvend gesprek vertellen wij u graag meer over onze aanpak en resultaten.
