Communicatieproblemen oplossen voor betere sfeer en prestatie

In bedrijven en organisaties is samenwerking nodig. En bij samenwerking hoort communicatie, zodat je weet wat je elkaar kan verwachten. Het hebben van een gemeenschappelijk doel helpt om de communicatie te vergemakkelijken. En dit laatste is makkelijker gezegd dan gedaan, want vaak is er wel een bedrijfsdoel, maar werken afdelingen toch aan hun eigen doel.

Rol manager bij communicatieproblemen

De rol van de manager of leidinggevende is van groot belang bij communicatieproblemen. Het ontbreken van tijd is vaak de oorzaak van slechte communicatie. Een leidinggevende is vaak druk en denkt al snel “dat heb ik toch al verteld” vanuit de aanname dat 1 keer communiceren voldoende is. Het moment en de frequentie van communiceren zijn andere aspecten die van belang zijn om communicatieproblemen te voorkomen en op te lossen. Ook de vorm (de wijze waarop) van communiceren is van belang. Denk dan aan het prikbord, Intranet en ook het werkoverleg. Voor een project zou je hier een plan voor kunnen maken. Maar voor je dagelijkse aansturing van medewerkers is het vaak ad hoc. Zaken als feedback en delegeren worden dan belangrijk.

De essentie van communicatie

De essentie van communicatie is het beinvloeden van anderen. Het gaat om het beinvloeden van 3 onderdelen: Kennis, Houding en Gedrag. In het verkeer is een simpel voorbeeld het gebruik van belijning en stoplichten, maar ook de afspraak om rechts te rijden. En als iemand dat niet doet wordt hij/zij aangesproken door de Politie. En zo gaat het in bedrijven ook: er zijn regels en er worden dagelijks afspraken gemaakt en als je die niet nakomt wordt je aangesproken en dat heet feedback of wellicht een beoordelingsgesprek, wat ook een voorbeeld van communicatie is.

Inzicht in communicatieproblemen

Om een gedegen inzicht in de kwaliteit van communicatie te krijgen kan je het volgende doen:

1. maak een rondje langs medewerkers en vraag wat ze vinden van de communicatie

2. doe hetzelfde maar dan in het werkoverleg zodat je interactie krijgt

3. stel een vragenlijst op en laat die door medewerkers (liefst anoniem) beantwoorden en bespreek de resultaten.

Gebruik de uitkomst van voorgaande mogelijkheden om gericht te werken aan verbetering. Hiermee laat je ook zien dat je het onderwerp communicatie belangrijk vindt. En besef dat communicatie slechts een middel is, het gaat om betere samenwerking, grotere betrokkenheid en betere sfeer om zo betere prestaties te leveren.

Betrokken medewerkers als resultaat van minder communicatieproblemen

De manier om de betrokkenheid te vergroten is simpel: door medewerkers te betrekken. Niet door een email met informatie te sturen zodat medewerkers op de hoogte zijn. Maar echt betrekken door te luisteren en met ze in gesprek te gaan. Beter nog: door medewerkers verantwoordelijk te maken voor bepaalde projecten of (verbeter)acties.

Wilt u meer weten over het oplossen communicatieproblemen en het betrekken van medewerkers bekijk dat het e-book Betrokken medewerkers, wat levert dat op.

Meer weten over: communicatie oefeningen, communicatietechnieken, communicatie kun je leren, cursus communiceren, effectief communiceren of leren communiceren