De theorie om beter te communiceren is niet heel moeilijk. Bij communicatie gaat het om het beinvloeden van Kennis, Houding en Gedrag. En de vormen van communicatie, te weten verbaal en non-verbaal, zijn ook niet moeilijk te begrijpen. Natuurlijk schrijft de een wat makkelijker een goed rapport of interne memo, maar naast kennis en een beetje aanleg kan in feite iedereen goed leren communiceren.
Communicatie oefeningen
Communicatie is vooral een kwestie van doen, oefenen en vragen om feedback om het beter te doen. Laat bijvoorbeeld een rapport eens door een collega of buitenstaander lezen. Of neem jezelf eens op met een video zodat je ziet en hoort wat je doet.
Management dashboard
Veel managers denken dat ze goed communiceren. En goed betekent dat ze denken dat medewerkers goed geinformeerd zijn. In heel veel onderzoeken naar de tevredenheid van medewerkers blijkt juist de communicatie als belangrijk verbeterpunt wordt genoemd. Managers denken al snel “dat is toch logisch” of “dat heb ik toch al verteld”. En er zijn veel managers die te weinig tijd vrij willen of kunnen maken om goed te communiceren. De vraag naar meer communicatie is vaak een roep om aandacht van medewerkers. Ze willen serieus genomen worden en willen complimenten voor hun bijdrage. Sommige managers zijn geholpen door in hun agenda elke week een moment te plannen om ‘spontaan’ met 1 of meerdere medewerkers een ‘praatje pot’ te doen. Het opnemen van het aantal keer dat ze praatje pot doen als KPI in hun management dashboard zou een logische stap zijn, zodat managers extra ‘gedwongen’ worden hun gedrag aan te passen.
Meer oefeningen voor betere communicatie
Besef dat communicatie nodig is omdat je moet samenwerken. Je moet weten wat je aan elkaar hebt. En besef ook dat 1 keer iets bespreken vaak niet voldoende is, maar dat herhaling nodig. De zogenaamde LSD aanpak is een prima manier om je communicatie te verbeteren: Luisteren, Samenvatten en Doorvragen is de betekenis van LSD. Veel communicatie bestaat uit vertellen (zenden), te weinig wordt er goed geluisterd en gecheckt of iets begrepen is.
Ook het doen van aannames is belangrijke oorzaak van communicatie problemen. En het verschil tussen feitelijke waarnemingen en interpretaties is nog zo’n veroorzaker van problemen. En als laatste noemen we het verschil tussen een discussie (gebaseerd op het verdedigen van standpunten) en een dialoog (gebaseerd op het op zoek gaan naar een gedeelde waarheid). Kortom: communicatie is eenvoudig uit te leggen, maar lastig in de praktijk. Toch is het goed te oefenen en te trainen.
Meer weten over: communicatieproblemen, communicatietechnieken, communicatie kun je leren, cursus communiceren, effectief communiceren of leren communiceren
