Communiceren binnen organisaties kan vaak veel beter.

Communiceren doen we al vanaf de geboorte. Kleine geluidjes of krijsen. En ook zonder geluid communiceren baby’s door met die pretogen je vol aan te kijken. Verbaal en non-verbaal dus. En zo gaat het de rest van het leven, want niet-communiceren bestaat niet.

Het doel van communiceren is 3-ledig:

• Kennis overbrengen
• Houding beinvloeden
• Gedrag veroorzaken

Kijk maar in het verkeer: door middel van de belijning en verkeersborden wordt kennis over de weg overgebracht en zal uw houding beinvloed worden (u wordt in bepaalde situaties alerter) en u gaat rustiger rijden.

Zakelijk communiceren

Ook op uw werk vindt ook constant communicatie plaats. Via posters of memo’s. Maar ook tijdens het werkoverleg of een functioneringsgesprek. Of als u een bepaalde opdracht wilt delegeren of gedelegeerd krijgt.

En vergeet niet dat een compliment of klacht ook een voorbeeld van communicatie is, genaamd feedback.

Een vaak gebruikte indeling is interne en externe communicatie. De externe communicatie is dan met de klant. De wijze waarop je dat doet verschilt niet, wel de onderwerpen.

Waarom is communiceren zo lastig

Veel managers denken dat ze goed communiceren, maar medewerkers vinden juist dat hun manager niet goed functioneert. Dat is boeiend.

“het gaat er niet om wat je communiceert, maar wat de ander begrijpt”

Dit zijn mogelijke verklaringen:

1. Gebrek aan tijd om goed te communiceren.
2. Kies het juiste moment
3. Kies de juiste vorm (brief, memo, mail, groepsoverleg, etc)
4. Communiceren wordt vaak gelijk gezien aan praten/vertellen. De krachtigste vorm is luisteren en vragen stellen.
5. Doe geen aannames zoals: dat weten ze toch al, dat is toch logisch

Wat gaat communiceren opleveren?

Als de communicatie verbetert dan zal de samenwerking verbeteren en zullen de prestaties van uw team, afdeling of bedrijf verbeteren.

Maar ook de motivatie zal toenemen, het plezier in het werk en de betrokkenheid zullen toenemen. Het verloop en ziekteverzuim zullen dalen. En u zal merken dat medewerkers met nieuwe ideeën komen.

Starten met beter communiceren

Stap 1 is de belangrijkste : beseffen dat de communicatie beter kan of beter moet.

Stel bijvoorbeeld een korte vragenlijst op voor medewerkers om te achterhalen wat zijn van de communicatie vinden. Wat gaat al goed en wat kan beter. De uitkomst geeft aan waar de prioriteiten liggen om beter te communiceren.

Soms is het besef dat de communicatie beter moet of kan al voldoende om aan verbetering te werken en communicatie verbetering te realiseren. Soms is een cursus of training nodig om communicatie-vaardigheden te verbeteren.

Herhaal de vragenlijst bijvoorbeeld een half jaar of jaar later en kijk verbeterd is en wat de volgende verbetering kan zijn.

Meer weten over: communicatie oefeningen, communicatieproblemen, communicatietechnieken, communicatie kun je leren, cursus communiceren, effectief communiceren of leren communiceren

Goed werkoverleg als basis voor beter communiceren

Bij veel organisaties wordt er wel werkoverleg gevoerd maar gebeurt dit niet optimaal. De frequentie is wisselend, de voorzitter is het meest aan het woord en het werkoverleg is saai en wordt als tijdverspilling gezien.

Een gemiste kans. Want werkoverleg klaart de lucht en is een prima manier om van elkaar te leren en te begrijpen wat een ieder doet. Er zijn bedrijven die elke dag met een kort werkoverleg beginnen van maximaal 15 minuten. Dat doen ze dan staand. Ook binnen projectteams wordt deze vorm van overleg veel gebruikt.

Bekijk het e-book Nuttig werkoverleg

 

Communiceren bestaat uit de volgende elementen

Bij communiceren gaat het om de samenhang van inhoud, doelgroep, vorm, het medium, de frequentie en de zender.

Communiceren is eigenlijk niet heel moeilijk. Luisteren kan iedereen, vragen stellen is iets lastiger. Maar vaak is het een kwestie van de tijd nemen, want veel communicatie vraagstukken zijn in feite een vraag om aandacht en de wens dat er duidelijkheid is. Medewerkers willen weten waar ze aan toe zijn.