Interview Rik Verhoog, business unit manager Robidus

Rik Verhoog

Vooruitstrevend Ondernemen in de praktijk

Op 26 oktober 2017 spreek ik met Rik Verhoog over hun Lean traject en over Continu Verbeteren. Rik is sinds 2011 actief voor Robidus, de eerste 4,5 jaar verantwoordelijk voor het Robidus Software platform en nu business unit manager binnen Operations.

“We zijn een sterk groeiend bedrijf, waarbij we door de groei ook merken dat je je processen moet aanpassen, verbeteren dus. Een van onze kernwaarden is ‘Klantwaarde centraal’, daar zetten we met continu verbeteren op in. We doen dat bijvoorbeeld door in onze verbeteraanpak methoden als KANO te gebruiken, om de klantwaarde verder uit te diepen, zodat we daarop ons handelen kunnen baseren. Want een van onze andere kernwaarden is ‘Vooruitstrevend Ondernemen’. Dat betekent steeds open staan voor verbeteringen, onze aanpak vernieuwen, in staat zijn klanten te verrassen”.

“Continu verbeteren is voor mij een basishouding. Ik zou graag zien dat al onze medewerkers intrinsiek gemotiveerd zijn om te verbeteren. Dat betekent overigens nogal wat, want als je wilt verbeteren moet je allereerst constateren dat er blijkbaar iets te verbeteren valt. Dat open en transparant te kunnen doen vraagt om een omgeving, waar je voor je fouten mag uitkomen. Sterker nog, die fouten moeten worden gekoesterd om processen te verbeteren, dus “blame the process, not the person”. Hier zijn we duidelijk op weg, we proberen vanuit operationeel management perspectief vooral te coachen, zodat het eigenaarschap op de werkvloer toeneemt. Continu verbeteren is leuk, die beleving werken we naar toe.”

Continu Verbeteren in de praktijk

“We zien in alle operationele teams verbeterlijsten ontstaan, ideeën worden opgepakt en uitgewerkt en geïmplementeerd. Dus dat gaat goed. In de dagstart is er aandacht voor. Je merkt wel dat je het regelmatig moet “aanslingeren”, want de day-to-day business zorgt ook voor afleiden van het verbeterdoel. Daarnaast is er ook tijd nodig voor verbeteren en die tijd moeten we nadrukkelijk reserveren en dat is ook wel een mindset waar we in moeten groeien. Want elke commercieel bedrijf wil zo efficiënt mogelijk leveren, dus korte termijn kostenbesparingen kunnen dan leiden tot een te krappe bezetting”.

In mijn rol probeer ik allereerst leidinggevenden, procescontrollers en geïnteresseerde medewerkers op de vloer de Lean Green Belt te laten halen. Dat lukt, inmiddels hebben we na een jaartje vijf green belts opgeleid. Alle operations medewerkers doen de Yellow Belt opleiding via GoodHabitz. We besteden uitgebreid aandacht aan dagstarts. Met mijn collega business unit managers coachen we op verbeteringen, zodanig dat we A3 methodiek gebruiken en dan met name voor de root-cause analyse. Dat doen we vooral omdat we ervaren dat men snel geneigd is naar een oplossing te zoeken zonder eerst de oorzaak te weten en met feiten te hebben onderbouwd. Ook dit moet worden uitgebouwd.

Om een en ander te verlevendigen hebben we ook een Obeya ingericht, waarin we kernwaarden, bedrijfsdoelstellingen, hoofdprocesschema’s visualiseren, aan procesverbeteringen werken en ook onze management meetings houden. Dat doen we staande, onderbouwd met informatie aan de wanden, dit activeert en houdt de meetings effectief en kort.

Omdat we als bedrijf zo snel groeien is er ook op directieniveau behoefte aan centraal inzicht en sturing op de vele projecten en verbeterinitiatieven. Ook daarvoor gebruiken we de continu verbetermethodiek. Alle belangrijke projecten / initiatieven worden vastgelegd in A3’s, ingediend, geprioriteerd en gemonitord in de maandelijkse managementmeetings, uiteraard in de Obeya. Het geeft goede discussies over prioriteiten, samenhang van projecten en we kunnen samen snel ingrijpen als de situatie er om vraagt.

Tot nu toe is continu verbeteren alleen ingezet binnen Operations, maar ik voorzie dat we die lijn in 2018 wel gaan doortrekken naar andere units.”

Wat levert Continu Verbeteren op?

“Allereerst zorgt het voor verbeterde processen, dus kwaliteit en klantwaarde. Daarnaast vinden veel medewerkers het leuk om eraan mee te werken, dus het leren is gestart, dat doet ook wat met mensen en teams. We hebben meer inzicht gecreëerd in de dagelijkse proceshandeling, via rapportages kunnen we meerdere keren per dag zien waar we staan, waardoor medewerkers letterlijk en figuurlijk “opgeruimd” naar huis gaan, ze kunnen met meer kennis en plezier hun werk doen.”
“Ik zou graag zien dat we zover komen dat we onze fouten aan de wand hangen, dus een cultuur creëren, waarin het leren vanzelfsprekend is, en de trots op het werk en het verbeteren daarvan ervan afstraalt. Ik zou graag meer tijd krijgen om teamcoaching te doen op dit gebied, dus eigenaarschap versterken, teamvolwassenheid helpen verhogen, verandervermogen vergroten.

Daarnaast zou ik klanten intensiever willen betrekken in ons continu verbeterproces, want klantwaarde moet ook beleefd worden door onze eigen medewerkers en wie kan dat beter uitleggen dan een klant?”

Hoe vergaar je kennis over dit onderwerp?

Er is natuurlijk veel te lezen over dit onderwerp, maar de meest directe inspiratie krijg ik uit het coachen van medewerkers en teams, en dan vervolgens zien dat zaken op gang komen en mensen plezier hebben. Daarnaast merk ik dat gesprekken met mensen die in dit werkveld zitten me inspireren tot nadenken over mogelijkheden. Ik heb ook een agile software ontwikkelingsachtergrond, de combinatie agile / lean / continu verbeteren ligt in elkaars verlengde. Ik zie ontwikkelingen in bedrijven om het agile gedachtengoed in de organisatie werkwijze te integreren, maar daar is nog veel onontgonnen gebied, waar ik over lees. Ik ben bezig om daar een model voor te ontwikkelen, dat ik wil testen met ervaringsdeskundigen en andere continu verbeteraars”

3 tips van Rik voor bedrijven die willen starten met Lean en Continu Verbeteren

1. involveer je directie en verkrijg sponsorship
2. zoek mensen die graag willen leren in Lean / Continu Verbeteren en betrek die in je aanpak
3. betrek de werkvloer bij de initiatieven en stimuleer leiders te gaan coachen
en houd vol, houd vol, houd vol

De voorkeuren van Rik