Goed werkoverleg levert geld op

Veel logistieke bedrijven ervaren werkoverleg als een verplicht nummer. “Saai” en “Zonde van mijn tijd” zijn veel gehoorde kreten. Maar het kan anders, zodat werkoverleg tijd bespaart en geld oplevert.

Werkoverleg is een uniek moment om met alle medewerkers tegelijk in gesprek te zijn. Het werkoverleg is een perfecte manier om de betrokkenheid van medewerkers te vergroten en de motivatie te verbeteren. Lees onderstaande tips of schrijf je direct in voor de training.

Korte training Werkoverleg

Wil je een praktische training om jouw werkoverleg beter en/of minder saai in te vullen? Schrijf je dan in. De training vindt plaats in Hoofddorp van 09:00 tot 17:00 uur. De kosten zijn 395,- euro excl. BTW.

In de training gaan we in op de volgende onderwerpen:

– het nut van werkoverleg
– waarom werkoverleg binnen jouw organisatie niet verloopt zoals jij wil
– checklist goed werkoverleg
– oefening
– tips voor beter werkoverleg
– oefenen en afsluiten

Waarom werkoverleg?

Werkoverleg is een uniek moment om met alle medewerkers tegelijk in gesprek te zijn.

Als leidinggevende, maar ook als medewerker wil je regelmatig informatie geven dan wel krijgen. Informatie over mogelijke besluiten, over de geleverde prestaties versus targets, over veiligheid, over problemen, etc.

Juist als tijd een issue is, is het werkoverleg handig om op een efficiënte manier informatie met elkaar uit te wisselen en besluiten te nemen. Met alle betrokkenen bij elkaar kan de informatie namelijk in één keer en zonder ‘ruis’ gegeven worden en biedt dit de betrokkenen de kans om hier met elkaar direct op te reageren en hun mening kenbaar te maken.

Daarnaast is een goed werkoverleg leerzaam, spannend en soms vermakelijk. Het klaart de lucht, versterkt het groepsgevoel en is de basis voor nieuwe ideeën die tot verbetering leiden. Het werkoverleg is een perfecte manier om de betrokkenheid van medewerkers te vergroten en de motivatie te verbeteren.

Werkoverleg zorgt voor verbetersuggesties en is de basis voor succesvolle verbeterprojecten. Het werkoverleg heeft impact als het effectief en efficiënt is en het energie geeft.

Kortom je zou zeggen: werkoverleg is noodzakelijk, maar dan moet het wel goed ingevuld worden.

Hoe zorg je voor goed werkoverleg?

Goed werkoverleg staat of valt met een goede voorzitter. Een goede voorzitter, zorgt voor een duidelijk doel van het overleg en een agenda, liefst ook gevuld met onderwerpen die door de deelnemers aangeleverd zijn.

Een goede voorzitter laat vooral de deelnemers aan het woord, vat samen en bewaakt de agenda. Een slechte voorzitter is veel aan het woord!

Een goede voorzitter voelt aan of een overleg “strak” of “los” kan zijn en hij heeft oog voor wie er naast elkaar zitten en wie er veel of weinig aan het woord zijn. Een geoefende voorzitter betrekt iemand die weinig aan het woord is bij de vergadering. Dit kan heel simpel met bv de volgende vraag: “Jan, ik ben ook erg geïnteresseerd in wat jij vindt”.

De uitdaging tijdens een werkoverleg is om eenrichtingsverkeer te voorkomen. Dit ontstaat vaak door het volgende patroon: “als ik als voorzitter om ideeën of suggesties vraag, komt er toch niets uit de groep dus vul ik het zelf maar weer in”. Dit terwijl de deelnemers op hun beurt op dat moment misschien denken: “ik kan wel iets zeggen maar uiteindelijk vult hij het toch wel weer zelf in”.

Tips voor goed werkoverleg

1. zorg dat de deelnemers inbreng hebben op de agenda (en daar moet je ze in het begin mee helpen), zodat het ook hun overleg wordt
2. geef ze vooraf de agenda en indien nodig informatie om over na te denken
3. maak een beknopt verslag van het overleg met besluiten en actiepunten
4. leer en durf met elkaar in gesprek te gaan en geef op een constructieve manier feedback aan elkaar
5. zorg voor een sfeer van veiligheid en vertrouwen in het overleg, bv door respectvol met een reactie van iemand om te gaan
6. probeer als voorzitter wat meer te luisteren in plaats van zelf aan het woord te zijn
7. behandel in het werkoverleg niet alleen de dingen die niet goed zijn gegaan. Besteed tijd en aandacht aan de dingen die wel goed zijn gegaan. Dat geeft vertrouwen en energie.
8. zorg voor regelmaat (bv 1 maal 4 weken, ongeveer 1 uur) en laat het overleg altijd doorgaan en begin op de afgesproken tijd.

Minder saai werkoverleg

Als je het overleg goed op de rit hebt kan je gaan varieren om het overleg minder saai te maken. Ik noem een aantal voorbeelden uit de praktijk:

1. houdt het overleg staand, dat zorgt voor vaart
2. maak er een actieve brainstormsessie van; laat medewerkers bv noteren wat ze zouden doen als ze eigenaar van het bedrijf zouden zijn
3. hanteer af en toe geen agenda
4. start met de rondvraag
5. gebruik visuele hulpmiddelen (whiteboard, flipover, beamer)
6. vraag een klant (extern of intern) een praatje te houden
7. vraag een iemand van buiten jouw organisatie een presentatie (bv over Google Glass of 3d-printing) te houden
8. gebruik inspirerende filmpjes om reacties uit de groep te krijgen; Youtube staat vol met inspirerende films over bv veiligheid.

Deze lijst kan oneindig worden door gebruik te maken van de creativiteit in jouw team.