White paper Succesvol veranderingen implementeren

Leestijd: 16 minuten

Als directeur of manager staat u elke dag voor de uitdaging om de operatie soepel te laten verlopen en bent u daarnaast verantwoordelijk voor succesvolle verbeterprojecten.

De concurrentie maar ook de wet- en regelgeving zorgen voor een niet te stoppen stroom aan kleine en grote complexe verbeterprojecten.

Die verbeterprojecten kunnen betrekking hebben op producten, diensten, werkprocessen, organisatiestructuur, andere arbeidsvoorwaarden, ICT, ander gedrag etc.

Diverse onderzoeken geven aan dat slechts 30% van deze verbeterprojecten de beoogde doelen realiseert.
Meer dan de helft van dit percentage wordt veroorzaakt door het gedrag van management en medewerkers.

De praktijk leert dat projecten en verandertrajecten vaak stroef verlopen terwijl het unieke gelegenheden zijn om talent te ontdekken en te ontwikkelen. Mensen worden immers uitgedaagd om buiten hun reguliere werk een bijdrage aan de verandering te leveren. Veranderprojecten kunnen leuker, leerzamer en vooral succesvoller zijn.

In dit white paper geven we aan wat succes is en hoe het succes van verbeterprojecten vergroot kan worden. Aan de hand van twee praktijkvoorbeelden en met behulp van kritische succesfactoren leest u hoe u de door u gewenste prestaties kunt overtreffen. Kortom hoe u de groene lijn kunt realiseren en voorkomt dat uw bedrijfsprestatie in de rode lijn terecht komt.

Ook geven wij aan hoe uw organisatie de snelheid van veranderen kan vergroten, waardoor de slagingskans toeneemt en u sneller (financiële) resultaten kunt boeken. En last but not least leest u hoe het plezier in werk toe kan nemen.

Kunt u zich het risico van een niet-succesvol verbeterproject veroorloven?

(Indien u voorkeur heeft het white paper in PDF-formaat te lezen, klik dan: Succesvol veranderingen implementeren white paper v1.1 )

1. Wanneer is een verbeterproject een succes?

Elke organisatie wil beter presteren. De benodigde verbeteringen worden vaak projectmatig opgepakt. Voorbeelden van verbeterprojecten zijn: de kosten moeten naar beneden, de omzet moet omhoog, het aantal innovaties moet omhoog, we moeten klantgerichter of transparanter werken, etc.

De kern van verbeterprojecten is dat de huidige prestatie (zie grafiek 1) moet veranderen naar de gewenste prestatie.
Van A naar B.

Een project kent een aantal stappen. De stap om tot het werkelijke gebruik te komen wordt invoering of implementatie genoemd. Dit is de start van de periode waarin duidelijk wordt of de gestelde doelen gerealiseerd gaan worden.

1.1. Het Verloop van een implementatie

De grafiek toont drie gekleurde lijnen die het mogelijke verloop van een implementatie laten zien. Elke lijn kent een terugval en een herstelperiode. De terugval wordt veroorzaakt door aanloopproblemen, onvolkomenheden en gewenning. De herstelperiode is niet alleen afhankelijk van de aard van de aanloopproblemen maar ook van de flexibiliteit, motivatie en de kwaliteit van medewerkers en leiding.

Þ    de rode lijn staat voor een niet-succesvolle implementatie, de terugval qua prestatie is dusdanig dat er onder het oude niveau A gepresteerd wordt

Þ    de zwarte lijn staat voor het realiseren van wat oorspronkelijk bedacht is, hoewel de tijdelijke terugval nog diep en langdurig is

Þ    de groene lijn is de succesvolle implementatie, want de tijdelijke terugval is kort en er wordt uiteindelijk beter gepresteerd dan oorspronkelijk bedacht is

1.2.  De noodzaak van de Groene Lijn

Een project is een succes als de zwarte of groene lijn behaald wordt. Veel bedrijven zullen tevreden zijn met het realiseren van de zwarte lijn.

De groene lijn is echter de lijn die elke organisatie zou moeten nastreven, omdat de omstandigheden (markt, wet en regelgeving, etc.) in de huidige tijd zeer snel veranderen. Dit betekent dat, als een project langer dan zes maanden duurt en het doel prestatieniveau B is, het zeer waarschijnlijk is dat over zes maanden het op dat moment gewenste prestatieniveau door de externe veranderingen al weer hoger moet liggen.

In de volgende onderdelen wordt beschreven wat er voor nodig is om een verandering succesvol te implementeren en wordt het geheim van de groene lijn onthuld.

2. Wat is bepalend voor het succes van verbeterprojecten?

Onderzoek toont aan dat zeventig procent van de mislukte organisatieveranderingen verklaard kan worden door het menselijk gedrag tijdens deze verandering (Cozijnsen & Vrakking, 2003).

De weerstand bij medewerkers plus het ontbreken van voorbeeldgedrag van het management blijken de grootste veroorzakers te zijn.

Weerstand bij medewerkers ontstaat bijvoorbeeld als ze niet weten wat de verandering concreet voor hun dagelijkse werk betekent. Het gedrag van de leiding speelt hierbij ook een grote rol. Indien zij niet het gewenste voorbeeldgedrag vertoont en haar medewerkers te weinig motiveert, steunt en stimuleert neemt de weerstand bij de medewerkers toe. Andere aspecten die de weerstand beïnvloeden zijn het niet begrijpen waarom de verandering noodzakelijk is, of het niet betrokken worden bij het veranderproject.

In dit white paper kijken we niet zo zeer naar hoe de weerstand verminderd kan worden, maar juist hoe de veranderbereidheid (“change readiness”) vergroot kan worden. Met als doel een succesvolle implementatie te realiseren (de groene lijn).

2.1. De wet van Maier

Het succes van een implementatie zit in het toepassen van de wet van Maier:  E = K * A. De effectiviteit (of succesvol resultaat) is het product van de Kwaliteit en de Acceptatie.

De Kwaliteit van de nieuwe of gewijzigde mogelijkheden moet voldoen aan de eisen en wensen die vooraf  worden geformuleerd (hopelijk) door de mensen die er mee gaan werken. Bij de vertaling van de eisen en wensen wordt vooral veel aandacht besteed aan de aspecten ‘processen’ en ‘systemen’ en vaak in minder mate aan het aspect ‘mensen’. Bij dit laatste blijft het meestal bij het organiseren van trainingen en opleidingen.

De Acceptatie is een aspect waaraan in verbeterprojecten, in vergelijking met het aspect Kwaliteit, veel minder aandacht, tijd en geld wordt besteed. De resultaten van het eerder genoemde onderzoek van Cozijnsen & Vrakking, pleiten voor veel meer aandacht voor het onderdeel Acceptatie om implementaties succesvol te laten zijn.

2.2. Het gaat om Eigenaarschap

Wij willen nog stap verder gaan dan ‘acceptatie’ door te stellen dat er gestreefd moet worden naar een zo breed en laag mogelijk in de organisatie bij de medewerkers aanwezig eigenaarschap van de verandering. Omdat medewerkers zich eigenaar gaan voelen van de verandering, of een gedeelte ervan, gaan ze meedenken en (pro)actief aan de slag en wordt de kans op een succesvolle verandering vele malen groter. Op deze wijze wordt niet alleen de denkkracht van de direct betrokken projectmedewerkers gebruikt maar wordt de denkkracht van veel meer medewerkers aangeboord.  Zo worden er niet alleen slimmere dingen bedacht maar voelen de ‘meedenkers’, mits ze zich hierin gesteund voelen, zich ook sterker betrokken, het wordt immers ook hun verandering.  Op deze wijze wordt het mogelijk om tot een implementatie te komen die boven het oorspronkelijk gestelde gewenste niveau uitkomt: de groene lijn.

2.3. Weten, willen en kunnen

Het creëren van het zojuist beschreven eigenaarschap bij medewerkers wordt voor een groot gedeelte bepaald door een juiste invulling van de dimensies ‘weten, willen en kunnen’.

Medewerkers en leiding zijn bereid zich te veranderen en eigenaarschap te tonen voor de verandering als ze ‘weten’ wat de verandering betekent, als ze de verandering ‘willen’ en als ze de verandering en de nieuwe manier van werken aan ‘kunnen’.

‘Weten’ doordat duidelijk is wat de noodzaak is, wat het doel is en wat dit voor het dagelijkse werk betekent. (WiiFM: ‘what is in it for me’)

‘Willen’ doordat ze betrokken zijn bij de verandering, vertrouwen hebben in een goed vervolg en gemotiveerd zijn om daar actief aan bij te dragen.

‘Kunnen’ doordat hun kennis en ervaring in overeenstemming zijn of worden gebracht met de nieuwe eisen en ze de tijd en middelen krijgen die nodig zijn om op de nieuwe manier te kunnen werken. ‘Kunnen’ heeft niet alleen betrekking op de situatie na de verandering maar ook kundig zijn om de verandering zelf te organiseren en te leiden.

2.3.1. Van tegenstander naar eigenaar

Zoals de figuur laat zien zijn de dimensie weten, willen en kunnen met elkaar verbonden en beïnvloeden ze elkaar. Indien het ‘kunnen’ (nog) niet op orde is zal een sterke ‘willen’ het waarschijnlijk mogelijk maken dat men vanuit eigenaarschap met de nieuwe situatie aan de slag gaat, hier het beste van probeert te maken en deze waar mogelijk probeert te verbeteren. Ook de wijze waarop men de nieuwe situatie percipieert, zal worden beïnvloed door de ‘willen’ dimensie. Ervaart men het glas als half vol of half leeg?

Door op een goede manier met de dimensies weten/willen/kunnen om te gaan verschuift de wijze waarop betrokkenen zich verhouden ten opzichte van de verandering van tegenstander naar toeschouwer naar eigenaar!

3. De praktijk van een project waarbij we later betrokken werden

Een landelijk opererend leverings- en onderhoudsbedrijf van verwarmingsapparatuur heeft 235 medewerkers in dienst, waarvan 170 de installatie- en storingswerkzaamheden verzorgen. Het bedrijf is opgedeeld in drie regio’s: Noord, Zuid en Midden Nederland. Doel van het verbeterproject is het reduceren van de storingsduur met 30%. Hiervoor is een programma opgezet met drie onderdelen: aanbrengen storingsmeldingssystemen bij de apparatuur, een verbeterde centrale meldkamerorganisatie en aangepaste werkprocessen. Het verbeterproject duurt 14 maanden en kost 3M euro. Als externe adviseur worden wij gevraagd een analyse te maken of de huidige aanpak gaat leiden tot een succesvolle implementatie (‘de groene lijn’). De status van het ondertussen vijf maanden lopende verbeterproject is als volgt:De scores (op een schaal 1-10) zijn verkregen door interviews, workshops en een gevalideerde vragenlijst (de SuccesGPS^©) met de diverse betrokkenen (in de tabel staan de aantallen mensen genoemd die wij benaderd hebben). De scores zijn besproken met de opdrachtgever, het projectteam en de lijnmanagers, waarna in overleg met hen de benodigde acties en interventies zijn bepaald. Hieronder volgt de duiding van enkele markante scores en hun relatie met het succes van de implementatie:

1)    De projectteamleden ‘willen’ het verbeterproject meer dan dat de opdrachtgever dat wil (de resp. scores zijn een 9 en 7). De drive en het vertrouwen in het projectteam bleken groter dan bij de opdrachtgever. De opdrachtgever gaf aan dat hij nog twee andere projecten had waaronder het verhogen van de omzet en dat daar zijn aandacht meer naar uitging. Tevens gaf hij aan dat het reduceren van de storingsduur iets is wat altijd nodig is en gedurende een langere periode moet plaatsvinden, terwijl het verhogen van de omzet nu moet plaatsvinden. Op basis van deze informatie is de ambitie en de planning van het projectteam bijgesteld.

2)    De score 4 bij de lijnmanagers op het aspect ‘kunnen’ wordt veroorzaakt door het gebrek aan tijd bij de lijnmanagers om zich bezig te houden met het verbeterproject. Besluitvorming was traag, deelname aan werkgroepen verliep moeizaam en het motiveren en betrekken van medewerkers (zie score 4 op aspect ‘willen’) kreeg nauwelijks aandacht. Doordat de ambitie en planning (zie voorgaande actie) is bijgesteld, ontstond er meer ruimte en vertrouwen bij de lijnmanagers. Tevens is extra ondersteuning verleend aan de lijnmanagers, omdat ze aangaven dat veranderen en implementeren geen dagelijkse kost voor hen is. Via coaching en begeleiding hebben ze zicht en vertrouwen gekregen over hoe ze een dergelijke verandering succesvol kunnen aanpakken en realiseren.

3)    De score 5 voor ‘willen’ bij zowel lijnmanagers, medewerkers als onderaannemers werd veroorzaakt door gering vertrouwen en het uitblijven van succes. Na vijf maanden leek er nog niets wezenlijks te zijn veranderd, terwijl er toch al kleine verbeteringen waren opgetreden. Het projectteam heeft vervolgens een opsomming gemaakt van deze, soms kleine, successen. Dit gaf de lijnmanagers, medewerkers en onderaannemers weer energie en vertrouwen, waardoor de score op ‘willen’ toenam.

De interventies hebben ervoor gezorgd dat de kans op het realiseren van de groene lijn is toegenomen. De opdrachtgever heeft het projectteam gevraagd continue alert te blijven op de aspecten weten, willen en kunnen. Bovendien heeft hij opdracht gegeven een herhaling van de meting over vier maanden uit te voeren.

4. De praktijk van een project waarbij we vanaf het begin betrokken waren

Het volgende praktijkvoorbeeld laat zien hoe vanaf het begin van het verbetertraject een zeer vijandige bedrijfssituatie is omgevormd tot een samenwerking waar continue verbeteren plaatsvindt en de groene lijn is gerealiseerd.

In deze case is gebruik gemaakt van de 7-stappen aanpak en diverse interventies gebaseerd op de eerder genoemde dimensies weten, willen en kunnen.

Het bedrijf in kwestie is actief in de transportsector. Er zijn 150 medewerkers werkzaam. Er is een kloof tussen management en medewerkers die zich onder andere uit in stakingen. Het rendement staat fors onder druk en loopt terug en er zijn veel veiligheidsincidenten.

De eerste stap bij de start van een verandering begint wat ons betreft altijd met een nulmeting over hoe de betrokkenen zich verhouden ten opzichte van de verandering. Dit doen wij over de assen Weten, Willen en Kunnen. In dit geval konden we vanwege de relatief geringe omvang met een twintigtal interviews met diverse leidinggevenden, medewerkers en vakbond een goed beeld krijgen van de startsituatie. Het gaf zicht op de door de geïnterviewden ervaren problematiek maar maakte ook duidelijk waar ze kansen en bedreigingen zagen, waar hun trots zat en hoe ze het liefst betrokken wilden worden in de verandering.Er bleek een wirwar aan zaken: onduidelijke beloningsstructuur, teruglopende markt, geen gemeenschappelijke doelen, een ontbrekende visie, geen gemeenschappelijk plan, restanten van een niet-afgeronde fusie, niet goed werkende IT-systemen etc.Deze punten zijn aan het management getoond en in groepjes hebben zij een top-5 samengesteld.Dit gaf de nodige discussies, met als resultaat dat het hun eigen top-5 werd.
Stap 1. Noodzaak beleving / aanleiding

De eerste stap bij de start van een verandering begint wat ons betreft altijd met een nulmeting over hoe de betrokkenen zich verhouden ten opzichte van de verandering. Dit doen wij over de assen Weten, Willen en Kunnen. In dit geval konden we vanwege de relatief geringe omvang met een twintigtal interviews met diverse leidinggevenden, medewerkers en vakbond een goed beeld krijgen van de startsituatie. Het gaf zicht op de door de geïnterviewden ervaren problematiek maar maakte ook duidelijk waar ze kansen en bedreigingen zagen, waar hun trots zat en hoe ze het liefst betrokken wilden worden in de verandering. Er bleek een wirwar aan zaken: onduidelijke beloningsstructuur, teruglopende markt, geen gemeenschappelijke doelen, een ontbrekende visie, geen gemeenschappelijk plan, restanten van een niet-afgeronde fusie, slechtwerkende IT-systemen etc. Deze punten zijn aan het management getoond en in groepjes hebben zij een top-5 samengesteld. Dit gaf de nodige discussies, met als resultaat dat het hun eigen top-5 werd.

Stap 2. Speelruimte

Om te kunnen verbeteren moet wel duidelijk zijn wat wel en niet kan of mag. Noem het richtlijnen, kaders of mandaat als het maar duidelijk is. In deze case waren er o.a. de volgende kaders: we kunnen los van de ontwikkelingen op het hoofdkantoor aan de slag; het mag de komende Cao-onderhandelingen niet bemoeilijken. Door deze kaders kan het team aangesproken worden op het resultaat in plaats van op de wijze waarop ze dit resultaat behaalt.

Stap 3. Veranderteam

Het zittende MT was divers en groot. Gedurende het traject stuurde de directeur met de HR-manager het veranderteam aan. Vanuit eigenaarschap ontstonden er werkgroeptrekkers en werkgroepleden voor de diverse verbeteracties.

Stap 4. Uitdagende doelstelling

Een van de zaken uit de top 5 was het ontbreken van een toekomstperspectief. Het management heeft in enkele heisessies  door middel van  inspirerende ‘toekomstbouwstenen’ contouren van een mogelijke en voor hen aantrekkelijke toekomst gedefinieerd.Via zogenaamde Toekomst-lunches werd in de kantine aan alle medewerkers verteld wat de problemen zijn en wat toekomstcontouren zijn. Veel hiervan werd herkend, maar er kwamen ook andere zaken naar voren waar de mensen erg veel last van hadden en die door het management naar hun idee voorheen niet serieus genomen werden.Door als MT de medewerkers te betrekken in de beeldvorming van een mooie toekomst maar ook door de ergernissen waar de medewerkers in de dagelijkse werkzaamheden last van hadden op te pakken, zagen de medewerkers dat het management werkelijk wilde veranderen, hen serieus nam en daadwerkelijk samen met hen wilde werken aan verbetering en een gemeenschappelijke toekomst.

In de vorige vier stappen is in feite de basis gelegd om werkelijk te gaan verbeteren.
Stap 5. Route en actieplan

Om te bepalen hoe de gewenste toekomst waargemaakt kon worden is er een bijeenkomst gehouden waarbij alle werknemers welkom waren. In deze bijeenkomst konden de deelnemers zich aansluiten bij een veranderonderwerp en bepalen welke acties er nodig waren om de gewenste situatie te realiseren.Op deze wijze werden er korte- en langetermijnacties met trekkers benoemd en werd het eigenaarschap van de verandering sterk vergroot.
Bij alle verbeterthema’s werd een operationeel doel gezocht. Zo werd de behoefte aan een betere samenwerking gekoppeld aan het verkorten van de doorlooptijd tussen boeking en afvaart. Zo werd er in dit geval ‘spelenderwijs’ aan samenwerking gewerkt vanuit de context van een werksituatie.
In een periode van zes maanden werden diverse zaken opgepakt. Zoals een a la carte bestelproces voor veiligheidskleding, het verminderen van veiligheidsincidenten, het op tijd uitvaren, etc. Wat opgepakt werd is in deze case niet zozeer van belang, maar vooral de wijze waarop het werd opgepakt: gezamenlijk. Omdat niet alleen het management meewerkte aan de verbeteringen maar ook de medewerkers werden gevraagd om mee te denken en mee te werken aan diverse verbeterinitiatieven nam de betrokkenheid en de kwaliteit van de verbeteracties toe. Hierbij bleken de medewerkers vaak nog ambitieuzer dan het MT!

Stap 6. Ga stap voor stap en vier je successen

Het werken aan verbeteringen werd tevens een leertraject, want medewerkers maar ook management gingen dingen doen die ze nog niet eerder hadden gedaan. Er ontstonden initiatieven die niet door het management werden gestart maar wel binnen de kaders pasten. De nieuwe manier van werken en de hieruit volgende verbeteringen zorgden voor succes en vertrouwen en dat bleef ook bij de vakbond en de kritische OR niet onopgemerkt.

Stap 7. Evalueer en stel waarnodig bij

Het MT zag wat er gebeurde en liet vanuit het opgedane vertrouwen de ‘teugels steeds losser’. Medewerkers verdienden meer ruimte en kregen die ook.

Het betrekken van medewerkers en “eigenaarschap” leverden de gewenste resultaten: de kloof tussen management en medewerkers is verdwenen, het plezier in het werk is gestegen en de bedrijfsprestaties zijn toegenomen. Onderstaand de reactie van de klant:

“Het belangrijkste resultaat vind ik het proces zelf, om samen met de medewerkers dingen te bereiken en uit te voeren” 

5. Kritische succesfactoren bij het Succesvol implementeren

De kern van succesvol veranderingen implementeren (het realiseren van de groene lijn) zit in ‘betrokkenheid’ en ‘eigenaarschap’. In de genoemde praktijkvoorbeelden hebben we met het 7-stappenmodel en de dimensies weten/willen/kunnen laten zien hoe de groene lijn via ‘betrokkenheid’ en ‘eigenaarschap” gerealiseerd kan worden.

Tijdens het lezen van de succesfactoren zal er mogelijk ‘weerstand’ ontstaan omdat het wellicht een andere manier van kijken of ander gedrag vraagt. Het kan daarom mogelijk wat moed vragen om de succesfactoren over te nemen. Werk aan jouw eigen weten/willen/kunnen. Daag je zelf uit, probeer het uit, start klein en koester successen.

5.1. Succesfactor: de rol van leiding en management

Management blijkt bepalend te zijn voor 33% van het mislukken van een verbeterproject.

5.1.1. Loslaten en aanspreken

Een leider heeft als taak condities te creëren waarin medewerkers optimaal kunnen presteren. Condities zijn bijvoorbeeld tijd, hulpmiddelen, maar ook vertrouwen en steun. Vanuit deze condities kunnen medewerkers worden aangestuurd op resultaten i.p.v. op inspanningen. Dat geldt ook ten tijde van een verandering. Op deze wijze verschuift het eigenaarschap naar de medewerkers en worden de talenten van medewerkers beter benut.

Dat betekent ook af en toe loslaten en de ander, je medewerker maar soms ook je collega leidinggevende of je eigen leidinggevende, aanspreken op zijn verantwoordelijkheid. Dit in plaats van het ‘aapje’ op je eigen schouder te houden en de ander in zijn ‘toeschouwersrol’ te bekrachtigen. Door in de governance van het project deze verantwoordelijkheden duidelijk vast te leggen en hier ook naar te handelen wordt al een veel onduidelijkheid voorkomen en wordt ook duidelijk wie waarop aangesproken kan worden.

5.1.2. Voorbeeldfunctie

Voor een leider betekent een verbeterproject dat er niet alleen van zijn medewerkers maar ook van zichzelf ander gedrag en kennis verlangd wordt. Ook leidinggevenden kunnen geringe veranderbereidheid hebben. Maar al te vaak wordt op directieniveau gekozen voor een oplossing voor een bepaald probleem. Het middenmanagement wordt vervolgens verantwoordelijk voor de implementatie en moet zorgen dat er daadwerkelijk een verandering tot stand komt.

Als leider heb je een voorbeeldfunctie. Je bent de verandering. Je vertelt als leider niet alleen over de verandering, maar nog belangrijker, je handelt er ook naar en bent eerlijk over wat wel en niet kan. Je luistert en constateert daardoor kansen en bedreigingen die invloed hebben op het succes van de verandering. Je kijkt daarbij niet alleen naar de inhoudelijke kant maar ook naar de menselijke kant. Hierdoor ontstaat er ook een goed inzicht in de veranderbereidheid van je medewerkers en wordt het mogelijk waar nodig acties uit te voeren om die veranderbereidheid te vergroten. Jij beïnvloedt de genoemde dimensies weten/willen/kunnen van de medewerkers en betrokkenen.

5.1.3. Het is een vak

Voor het merendeel van de leidinggevenden is een verandertraject geen dagelijkse kost. Het aspect (niet) ‘kunnen’ speelt hierbij vaak een grote rol. Het maken van een veranderplan, het verkrijgen van inzicht in hoe betrokkenen zich verhouden t.o.v. de verandering en het inzetten van allerlei veranderinterventies, het zijn allemaal zaken die kennis en kunde vragen die niet altijd voorhanden is. Daarnaast zal de waan van de dag zich ook regelmatig laten gelden waardoor de focus op de verandering kan afnemen en de omgeving het idee kan krijgen dat het allemaal niet meer zo belangrijk is. Vanuit deze gedachte is het dan ook niet vreemd dat je je op sommige onderdelen laat ondersteunen. Een sterke leider kent immers zijn eigen beperkingen en de omgeving zal hierin een bevestiging zien van de noodzaak van de verandering.

5.2. Succesfactor: “Think big, act small”

Verbeterprojecten duren vaak langer dan een jaar. Medewerkers uit de eigen organisatie, aangevuld met externe ondersteuning werken vaak geïsoleerd van de dagelijkse werksituatie aan de nieuwe systemen, processen en instructies. En dan is er die dag dat alles in één keer verandert! Dan wordt alles dat vaak in isolatie bedacht is door middel van een ‘big bang’ uitgerold over de staande organisatie.

Raadzaam is om na te denken over het opdelen van een groot project (bv van een jaar) in kleinere delen (van bv vier stuks, elke drie maanden). Dat levert de volgende voordelen op:

1. Succes wordt eerder zichtbaar en dat geeft vertrouwen en draagt daarom positief bij aan de dimensie ‘willen’. Dit vertrouwen neemt toe bij zowel opdrachtgever, uitvoerders als medewerkers. Door het toegenomen vertrouwen neemt de betrokkenheid toe en maken mensen meer tijd beschikbaar voor het verbeterproject, want mensen werken graag aan een succesvol project. Zorg dat je als leider dit succes (hoe klein dan ook) viert.
2. Door sneller met resultaten te komen wordt de noodzaak van het verbeterproject ook bevestigd.
3. Door in kleinere stappen te werken wordt de afstand tussen de huidige situatie en de gewenste situatie minder groot ervaren en dat verhoogt de kans op succes.
4. Door vaker kleinere veranderingen door te voeren ontstaat er meer ervaring met veranderen en wordt de organisatie flexibeler en wendbaarder. De huidige snel veranderende marktomstandigheden vragen om een flexibele organisatie die zich snel weet aan te passen. Je kunt dan kiezen om met het belangrijkste onderdeel te starten, maar je kan ook overwegen om eerst iets eenvoudigs te realiseren en succes te boeken om daarna iets complexer aan te pakken. Zo wordt ook aan de samenwerking in het verbeterproject gewerkt.
5. Door de wijzigingen eerder door te voeren, wordt de ‘time to market’ korter en ontvang je ook eerder feedback van de markt. Je kunt dan makkelijker anticiperen op veranderende behoeften. Het perfectioneren en optimaliseren van processen en systemen op basis van de input van de klant is beter dan gissen of vermoeden waar de klant behoefte aan heeft.

Meer weten?

Dit white paper is geschreven door Ben van Berkel en Willem Nooij, beiden managing-partner bij VAViA. De meeste inspiratie haalden zij uit de tientallen jaren waarin zij met veel plezier met organisatieontwikkeling bij organisaties binnen en buiten Nederland bezig zijn geweest. Daarnaast zijn zij geïnspireerd door het gedachtegoed als de Value Profit Chain, Sociale Innovatie, Theory of Constraints en Action Learning, aangevuld met voor hun aansprekende organisatieontwikkelingsdenkers zoals John Kotter, Thijs Homan, Leon de Caluwé, Eliyahu Goldratt en Daniel Pink.

De adviseurs van VAViA helpen organisaties blijvend succesvol te zijn. Effectieve processen, systemen en medewerkers die met meer plezier en trots hun werk doen, zijn de drijfveren van de VAViA adviseurs. Zij zorgen bij klanten voor een succesvolle veranderingen door schitterende mensen.

Klanten kiezen voor VAViA omdat directie/management beseft dat zij zelf ook een onderdeel van de verandering zijn. En omdat ze onderkennen dat ze te weinig tijd voor of ervaring met verandertrajecten hebben en het hebben van een extra partij met een aanjaagfunctie prettig vinden. Bijkomend voordeel is dat het betrekken van objectieve buitenstaanders een teken is dat het verandertraject belangrijk is. De ervaring leert dat de VAViA adviseurs snel het vertrouwen binnen organisaties winnen waardoor in een korte tijd zeer veel relevante informatie beschikbaar komt waarmee het verandertraject optimaal ingericht kan worden.

Schatgraven in 7 stappen

VAViA gaat in haar aanpak uit van de aanwezige, maar vaak nog verborgen, kennis en kunde van medewerkers. Tijdens veranderprojecten worden talenten in uw organisatie gebruikt en verder ontwikkeld.

VAViA hanteert het veranderproject als middel om mensen te betrekken en hierdoor betrokkenheid te creëren. Door mensen een wenkend perspectief, verantwoordelijkheid en ruimte te geven worden zij uitgedaagd om hun talenten te benutten waardoor ze schitterende prestaties leveren.

VAViA noemt dit Schatgraven en werkt hierbij met haar 7-stappenplan (zie https://vavia.nl/ondersteuning-van-strategische-veranderingen/ ) en waar nodig met bewezen instrumenten zoals de SuccesGPS^© (zie http://www.succesgps.nl) en Belbin teamrolmanagement.

Geïnteresseerd in succesvol veranderen en implementeren?

1)  Graag toont VAViA in een persoonlijk gesprek aan welke (financiële) voordelen succesvol implementeren voor uw organisatie oplevert.

2)  Voor meer informatie over Succesvol Veranderen en Implementeren houdt VAViA maandelijks een workshop van 4 uur. Details staan op onze website (https://vavia.nl/2013/02/13/workshop-succesvol-veranderen-en-implementeren/ ) Aan de hand van uw concrete case worden de stappen doorgenomen die zorgen voor een Succesvolle Verandering en Implementatie.

3)  Ook verzorgt VAViA in-company lunchbijeenkomsten over Succesvol Veranderen en Implementeren. Details staan op de volgende website: https://vavia.nl/2013/02/13/lunchbijeenkomst-over-succesvol-veranderen-en-implementeren/

4)  VAVIA heeft de methodische kennis en ruime praktijkervaring gebundeld in een in het derde kwartaal van 2013 te verschijnen boek over Succesvol Veranderen en Implementeren. Praktisch en voorzien van een direct toepasbare aanpak met alle bijbehorende templates..

Voor vragen en/of reacties kunt u VAViA bereiken op info@vavia.nl of bellen naar 06 – 2301 1037.

Veel implementatiesucces toegewenst!